เนื่องจากบุคคลมีความสำคัญที่สุดต่อการดำเนินมาตรการรักษาความปลอดภัย ถึงแม้จะมีการจัดระบบควบคุม ตรวจสอบ หรือกำหนดมาตรการใด ๆ ขึ้นอย่างรอบคอบ และมีประสิทธิภาพก็ตาม แต่หากบุคคลที่อยู่ภายใต้ระบบหรือมาตรการเหล่านั้น เป็นบุคคลที่ปราศจากสำนึก ขาดระเบียบวินัย หรือขาดคุณสมบัติที่เหมาะสมที่จะปฏิบัติงานให้กับส่วนราชการและหน่วยงานของรัฐแล้ว บุคคลประเภทนี้อาจกลายเป็นผู้ก่อให้เกิดภัยอันตรายแก่ส่วนราชการและหน่วยงานของรัฐที่สังกัดอยู่ ฉะนั้น การคัดกรองบุคคลจึงนับ เป็นวิธีการหนึ่งที่ส่วนราชการและหน่วยงานของรัฐต้องสนใจดำเนินการเพื่อให้ได้บุคคลที่มีคุณสมบัติเหมาะสม และสามารถปฏิบัติงานราชการให้สำเร็จลุล่วงอย่างดีที่สุดเท่าที่จะกระทำได้
วิธีการเบื้องต้นในการคัดกรองบุคคล ที่จะรับเข้ามาปฏิบัติงานให้แก่หน่วยงานของรัฐ คือการกรอก รปภ.1 เนื่องจากเอกสารนี้เป็นแบบสอบถามข้อมูลประวัติและพฤติกรรมโดยทั่วไปของบุคคล ที่จะได้รับการบรรจุเข้าปฏิบัติงาน นับเป็นการพิสูจน์ทราบเบื้องต้นถึงประวัติ-ความประพฤติส่วนตัวของบุคคลนั้น อีกทั้งแสดงให้เห็นถึงความร่วมมือกับหน่วยงานของรัฐที่บุคคลนั้นจะเข้ามาสังกัด เนื่องจาก รปภ.1 ถือเป็นการรายงานตัวต่อทางราชการที่เป็นลายลักษณ์อักษรประเภทหนึ่ง ซึ่งเจ้าของประวัติสมควรให้ข้อมูลที่ครบถ้วนตามความเป็นจริง เพื่อแสดงให้เห็นถึงความเต็มใจที่จะให้ความร่วมมือและปฏิบัติตามระเบียบของราชการ หากบุคคลใดไม่พร้อมที่จะให้ความร่วมมือแล้ว อาจหมายถึงพิรุธของบุคคลนั้นว่าเคยมีประวัติหรือพฤติกรรมที่ไม่ต้องการเปิดเผยต่อบุคคลภายนอก ซึ่งสิ่งที่ต้องการปกปิดดังกล่าวอาจกลายเป็นสิ่งที่ก่อให้เกิดภัยอันตราย ต่อส่วนราชการหรือหน่วยงานของรัฐได้ในภายหลัง
