การรับส่งหนังสือด้วยอีเมล ไม่ใช่เรื่องใหม่สำหรับงานราชการ เพราะตั้งแต่ปี 2544 ก็อนุญาตให้ใช้ได้แล้ว ต่อมาปี 2548 ก็เริ่มมีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เพิ่มเข้ามา ดังนั้น การออกระเบียบฯ ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) ในปีนี้ จึงแค่วางกรอบแนวทางให้หน่วยงานภาครัฐที่ยังไม่ได้ใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ในงานสารบรรณ ร่วมมือกันหันมาใช้งาน ด้วยภาระที่น้อยที่สุด และเหมาะสมที่สุด ในยุคโควิด-19
ETDA Live Ep.7 โดย สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) หรือ ETDA (เอ็ตด้า) กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม ได้รับเกียรติจากผู้แทนของ 3 ใน 7 หน่วยนำร่องเชื่อมโยงระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ร่วมพูดคุยในหัวข้อ e-Saraban กับก้าวสำคัญสู่ภาครัฐดิจิทัล
“พลอย เจริญสม” เจ้าหน้าที่บริหารอาวุโส ฝ่ายให้คำปรึกษาและพัฒนาทักษะ ETDA เกริ่นนำว่า ตั้งแต่เกิด COVID-19 ส่งผลต่อการใช้ชีวิตและการทำงานของเราอย่างปฏิเสธไม่ได้ อย่างการสัมมนาหรือเวทีเสวนาที่จัด ETDA Live Ep.7 วันนี้ (11 สิงหาคม 2564) ก็เป็นออนไลน์ เช่นเดียวกัน เมื่อหน่วยงานและองค์กรต่าง ๆ ไม่ว่าจะภาครัฐหรือเอกชน ต้องทำงานที่บ้าน การที่จะต้องรับส่งเอกสารต่าง ๆ ก็ต้องเปลี่ยนวิธีการไป คงไม่ต้องใช้ไปรษณีย์และลงทะเบียนตอบรับแล้ว หนึ่งในเรื่องที่ผลักดันคือ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 ที่เพิ่งประกาศใช้ในเดือนพฤษภาคมที่ผ่านมา เป็นหนึ่งเรื่องที่กำลังจะเปลี่ยน เพื่อให้รัฐสะดวกในการติดต่อระหว่างกันมากขึ้นในการสื่อสารและทำเอกสารต่าง ๆ ด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์
วันนี้ คือเวทีที่ชวนส่วนสำคัญที่ผลักดันให้ระเบียบนี้เกิดขึ้น ทั้งหน่วยงานด้านกฎหมาย หน่วยงานเจ้าของระเบียบ และหน่วยงานที่ดูแลอีเมลต่าง ๆ ว่าต้องส่งแบบไหนและอย่างไร
“งานสารบรรณ” คือ อะไร ทำไมรัฐต้องทำตามสารบรรณ
สุพิชฌาย์ กลิ่นหอม นิติกรชำนาญการ สำนักงานปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี ในฐานะหน่วยงานเจ้าของระเบียบเล่าว่า ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ ตั้งแต่ปี 2526 นั้น เป็นเรื่องเกี่ยวกับการบริหารเอกสารของส่วนราชการ ซึ่งถึงปัจจุบันก็มี 4 ฉบับ คือ
ฉบับที่ 1 ปี 2526 ซึ่งหน่วยราชการคุ้นเคยกันดีกับเอกสารที่เป็นรูปแบบกระดาษ
ฉบับที่ 2 ปี 2548 เริ่มมีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เพิ่มเข้ามา และได้มีภาคผนวก 6 ที่เกี่ยวข้องกับหลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติในการรับส่งข้อมูลข่าวสารและหนังสือราชการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ขึ้น
ฉบับที่ 3 ปี 2560 เป็นการแก้ไขเพิ่มเติมในเรื่องการรับรองสำเนา และการทำลายเอกสาร
จนมาถึงฉบับที่ 4 ในปี 2564 ซึ่งได้ประกาศในราชกิจจานุเบกษาตั้งแต่วันที่ 25 พฤษภาคม 2564 แล้ว โดยตั้งแต่ 23 สิงหาคม 2564 ส่วนราชการอย่างน้อยต้องมีที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลางหรือที่อยู่อีเมลกลางสำหรับการรับและการส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์
ระเบียบฯ นี้ ยังประกอบไปด้วย ภาคผนวก และ คำอธิบาย ซึ่งตั้งแต่ปี 2526 (ดูภาคผนวกทั้งหมด ท้าย ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 (ฉบับ update ล่าสุด)) มี “ภาคผนวก 1” การกำหนดเลขที่หนังสือออก “ภาคผนวก 2” คำขึ้นต้น สรรพนาม คำลงท้ายหนังสือราชการ คำที่ใช้ในการจ่าหน้าซอง เช่น กราบเรียน เรียน “ภาคผนวก 3” การลงชื่อและตำแหน่ง ตำแหน่งใดลงชื่อในหนังสือราชการได้ “ภาคผนวก 4” แบบหนังสือราชการภาษาอังกฤษ “ภาคผนวก 5” การกำหนดเลขที่หนังสือออกและการออกหนังสือ ของหนังสือราชการของส่วนราชการที่ประจำอยู่ในต่างประเทศ “ภาคผนวก 6” ที่ออกตามระเบียบฯ ปี 2548 ก็จะเป็นหลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติในการรับส่งข้อมูลข่าวสารและหนังสือราชการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งปัจจุบันได้แก้ไขเพิ่มเติมและออกมาพร้อมกับระเบียบฯ ฉบับที่ 4 ซึ่งก็จะมีภาคผนวก 7 เพิ่มเข้ามาด้วย โดย “ภาคผนวก 7” เป็นเรื่องของหลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติในการรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารและหนังสือราชการโดยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ หรืออีเมลนั่นเอง
นอกจากนี้ ยังมี คำอธิบาย อีก 10 คำอธิบายด้วยกัน ซึ่งถือเป็นส่วนประกอบที่ใช้งานสารบรรณและเป็นแนวทางปฏิบัติ “คำอธิบาย 1” เป็นความหมายของงานสารบรรณ “คำอธิบาย 2” เป็นเรื่องของวิธีการบันทึก “คำอธิบาย 3” เป็นการร่างหนังสือ “คำอธิบาย 4” เป็นการเขียนและการพิมพ์ “คำอธิบาย 5” เป็นการกำหนดตัวเลขสำหรับใช้เป็นหัวข้อ “คำอธิบาย 6” เป็นเรื่องของการทำสำเนา “คำอธิบาย 7” เป็นการเสนอหนังสือ “คำอธิบาย 8” เป็นการจ่าหน้าซอง ซึ่งเมื่อมีสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์แล้ว การจ่าหน้าซองอาจจะน้อยลง เพราะการจ่าหน้าซองในอดีต เป็นเรื่องของส่งโดยทางไปรษณีย์ และอาจจะส่งด้วยวิธีอื่นที่ไม่ใช่ไปรษณีย์ “คำอธิบาย 9” เป็นเรื่องการควบคุมและเร่งรัดงานสารบรรณ และ “คำอธิบาย 10” เป็นเรื่องรายงานการประชุม
ที่กล่าวมาทั้งหมดถือเป็นส่วนหนึ่งที่เราใช้ในการปฏิบัติงานสารบรรณของระบบราชการ ซึ่ง สุพิชฌาย์ ได้สรุปว่า งานสารบรรณ ก็หมายถึง งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร ซึ่งเป็นวงจรชีวิตของหนังสือ เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ-ส่ง การเก็บรักษา จนถึงการทำลาย เป็นการกำหนดขั้นตอนและขอบข่ายของงานสารบรรณว่าเกี่ยวข้องกับเรื่องอะไรบ้าง ซึ่งความสำคัญของงานสารบรรณก็คือ เป็นงานที่มีทุกหน่วยงาน ไม่ว่าใครจะอยู่ส่วนราชการไหน หน่วยงานไหน ต้องมีการดำเนินการด้วยเอกสารอยู่แล้ว จึงต้องเป็นเรื่องที่ต้องใช้ในการปฏิบัติราชการ
ของเดิมมีอยู่แล้ว ทำไมต้องมีฉบับที่ 4 และฉบับที่ 4 จะมาแก้ pain อะไร
พลอย ได้ตั้งคำถามว่า ระเบียบฯ เดิม ก็มีเรื่องงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์แล้ว ทำให้คนทั่วไปสงสัยว่า มีอยู่แล้ว แล้วทำไมต้องออกระเบียบฯ ฉบับที่ 4 นี้ขึ้น การออกมาช่วยแก้ pain อะไรที่ทำให้ติดขัดอยู่หรือไม่
จินตพันธุ์ ทังสุบุตร ผู้อำนวยการกองพัฒนากฎหมาย สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา (สคก.) ให้คำตอบในเรื่องนี้ว่า แต่เดิมภาครัฐไม่ค่อยได้ใช้อีเมลกันเท่าไร แม้จะมีอีเมลใช้กัน 20-30 ปี ซึ่งก็มีมติคณะรัฐมนตรีออกมาหลายครั้ง ให้ส่วนราชการ ลงไปถึงระดับผู้อำนวยกองทุกคนต้องมีอีเมล แต่ว่าทางปฏิบัตินั้นไม่เกิดขึ้นจริง หลายหน่วยงานยังใช้อีเมลที่เป็นพวก provider ต่าง ๆ เช่น gmail อะไรต่าง ๆ ก็ยังใช้กันอยู่
ในเรื่องนี้ สุพิชฌาย์ เสริมว่า การรับส่งหนังสือด้วยอีเมล ไม่ใช่เรื่องใหม่สำหรับสารบรรณ เพราะว่าในปี 2544 สำนักนายกรัฐมนตรีได้เคยมีหนังสือเวียน ซึ่งปัจจุบันก็ยังใช้ คือ ให้ส่วนราชการสามารถรับส่งหนังสือทางอีเมลได้เพียงแต่อาจจะยังไม่มีขั้นตอน กระบวนการ หรือหลักการที่ชัดเจน
จินตพันธุ์ กล่าวต่อไปว่า “ที่สำคัญที่สุด คือ mindset ราชการมองว่า อีเมล ไม่เป็นทางการ เวลาเราเสนองานไปทางอีเมล ก็ไม่ได้รับการยอมรับเท่าไรนัก เราคุ้นชินกับการใช้หนังสือมาโดยตลอด ส่วนระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ก็มีข้อจำกัดคือยังมี mindset แบบราชการ ว่าทุกอย่างต้องเป็นระบบ จะต้องเชื่อมโยงถึงกันได้ ต้องมีคอมพิวเตอร์ มีซอฟต์แวร์ เฉพาะของหน่วยงานของรัฐ”
พอมี COVID-19 เกิดขึ้น ปัญหาที่เกิดขึ้นคือหน่วยงานโดยเฉพาะที่ไม่ใช่หน่วยงานส่วนกลาง ซึ่งอาจไม่มีงบประมาณด้านไอทีมาก จะทำอย่างไรในการติดต่อ เครื่องมือที่หาได้ง่ายและเข้าถึงได้ง่ายที่สุดในปัจจุบันก็คืออีเมล นำมาสู่การหารือกันใน 7 หน่วยงานซึ่งเป็นแกนหลัก เพื่อให้งานราชการเดินต่อไปได้
…ก็ได้ข้อยุติว่า อีเมล เป็นรูปแบบที่มาทดแทนได้ดีที่สุด ในแง่ความสะดวกรวดเร็วในการนำมาใช้ และข้อดีอีกอย่างคือเป็นระบบเปิด ไม่ว่าใครใช้อีเมลก็ส่งถึงกันได้หมด หากราชการใช้มาตรฐานที่เป็นระบบเปิด ประโยชน์ไม่เพียงราชการติดต่อกันได้ง่าย แต่เอกชนจะติดต่องก็ง่ายขึ้น ลดต้นทุน ลดภาระที่ต้องมาทำระบบเชื่อมต่อ เพื่อจะส่งหนังสือหลักฐาน เอกสารต่าง ๆ ให้ราชการ กับต่างประเทศ สถานทูต ก็ติดต่อกันได้ง่าย ไม่ต้องเปลี่ยนระบบ
“เรามองว่าเป็น solution ที่ช่วยแก้ปัญหาเฉพาะหน้า และในระยะยาวก็น่าจะใช้ตัวนี้ที่เป็นผลประโยชน์สูงสุดและไม่เป็นภาระกับหน่วยงานราชการมากนัก เราก็มาถึงระเบียบฯ สารบรรณ ฉบับที่ 4 ซึ่งไม่ได้ทำอะไรใหม่มาก เพียง recognize สิ่งที่มันมีเครื่องมืออยู่แล้ว อีเมลมีอยู่แล้ว ทำได้ใช้ได้ เป็นระเบียบที่ออกมาเพื่อแก้ปัญหาความไม่แน่ใจ ความไม่แน่นอน โดยยอมรับว่าอีเมลใช้ได้ในราชการ ส่งหนังสือหากันได้ และเพิ่มเติมนิยามของหนังสือราชการอิเล็กทรอนิกส์ให้ครอบคลุมไปถึงอีเมล และระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานที่มีอยู่แล้ว”
นั่นคือการพยายามทำในสิ่งที่ไม่เป็นภาระมาก โดยคำนึงถึงหน่วยงานเล็ก ๆ หรือหน่วยงานที่อยู่ในพื้นที่ห่างไกล ซึ่งการใช้อีเมล แค่มีคอมพิวเตอร์และขอโดเมนเนมของหน่วยงานเท่านั้นเอง ซึ่งไม่ได้เป็นเรื่องเทคนิคที่วุ่นวายและทำกันครั้งเดียว ทะเบียนหนังสือต่าง ๆ ที่เคยเป็นเล่มก็ลงสู่ระบบ จากที่ต้องกรอกลงสมุด การค้นหาก็อาจลำบากถ้ามีหนังสือจำนวนมาก ถ้าจำวันที่ไม่ได้ ซึ่งสาระในระเบียบก็ขอแค่ให้มีข้อมูลที่ครบ ถูกต้อง ตรงกับเหมือนที่ทำในสมุด ซึ่งตรงนี้ควรปลดล็อกให้หน่วยงานลดภาระลงไป
ดร.อาศิส อัญญะโพธิ์ ผู้อำนวยการฝ่ายพัฒนาดิจิทัลโซลูชันส์ สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) หรือ สพร. (DGA) ได้กล่าวถึง มาตรฐาน e-CMS (Electronic Correspondence Management Services) ที่ออกมาเพื่อใช้ในการเชื่อมโยงข้อมูลระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างหน่วยงาน รองรับระเบียบฯ สารบรรณฉบับก่อน ๆ ซึ่งทำให้เกิดข้อสงสัยว่า ระบบไม่ดีหรืออย่างไร ทำไมต้องออกระเบียบฯ นี้โดยเพิ่มเรื่องอีเมลเข้ามา
ดร.อาศิส กล่าวว่า ในการผลักดันระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านมา สิ่งที่พบคือ หน่วยงานระดับกรม ที่มีเจ้าหน้าที่หลายร้อยคน ส่วนใหญ่ไม่ค่อยประสบปัญหาในการนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ แต่เมื่อหนังสือออกจากกรมไปที่อื่น จะเริ่มมีปัญหา เพราะไม่ได้มีการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์กันทุกหน่วยงาน เมื่อระดับกรม ส่งไปภูมิภาคกันเอง เช่น สำนักงานปลัดกระทรวง จะส่งไประดับจังหวัด หรืออำเภอ เมื่อที่จังหวัดหรืออำเภอไม่มีระบบ ก็เลยเป็นปัญหา ว่าคนรับรับไม่ได้ สุดท้ายก็ต้องออกเป็นกระดาษ ตลอดจนองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น 7 พันกว่าแห่งก็มีจำนวนไม่มากที่มีระบบ
ดังนั้นการส่งจะได้แค่หลักร้อย แต่หน่วยงานที่ต้องรับหนังสือ บางทีเป็นหลักพันหลักหมื่น หน่วยงานก็ตัดสินใจว่า จะไม่เลือกในการส่งด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์แล้ว ตัดสินใจทำเป็นกระดาษทั้งหมดในการส่งเลย
การนำอีเมลมาใช้ จึงเป็นการแก้ปัญหาได้ตรงจุด เพราะทุกคนรู้จักกันดีอยู่แล้ว ซึ่งจริง ๆ ราชการก็ใช้กันอยู่แล้ว แต่ระเบียบฯ สารบรรณ ยังเป็นแบบเดิมอยู่ เพราะฉะนั้น ก็เลยต้องทำให้วิธีทำงานในปัจจุบันเป็นไปตามการทำงานจริง
เชื่อกระดาษ แต่ไม่เชื่ออีเมล?
ส่วนเรื่องอีเมลที่มี่คนตั้งคำถามว่า จะไม่ถูกปลอมแปลงหรือ จริง ๆ แล้วตัวระบบอีเมลนั้นมีการยืนยันตัวตนทุกครั้งที่ใช้งานอยู่แล้ว โดยต้องใส่ทั้ง username/ password ซึ่งเป็นการยืนยันตัวตนที่ครบถ้วนตาม พ.ร.บ.ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ฯ แล้ว ก็ไม่ต่างกับการล็อกอินเข้าแอปธนาคาร ฉะนั้น ประเด็นปัญหาในข้อกฎหมายในเชิงว่า จะสามารถบ่งชี้ได้มั้ยว่าใครส่งมาก็ไม่มีปัญหา แต่ถ้ามีการปลอมแปลง ก็มี digital trail ที่สามารถสืบค้นได้อยู่แล้ว
พลอย สรุปว่า ตัวระเบียบฯ ฉบับที่ 4 นี้ก็คือการนำสิ่งที่เคยทำอย่างอีเมล มาให้ได้รับการรับรองและวาง guideline ให้หน่วยงานว่าทำอย่างไรให้ถูกต้องตามระเบียบฯ เพื่อเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติหรือที่เกี่ยวข้องทราบร่วมกันว่า หนังสือราชการที่ส่งด้วยอีเมล ครบถ้วนและใช้ได้ พร้อมถามย้ำว่า “การรับส่งทางอีเมล เท่ากับว่า กระดาษที่เราเคยทำกันไว้ ไม่จำเป็นต้องทำตามไปอีก ใช้อีเมลที่รับส่งกันไปแล้วจบเลยใช่หรือไม่”
จินตพันธุ์ ตอบว่า ใช่ เพราะอีเมลก็ไม่ต่างกับกระดาษะ ที่ผ่านมา พ.ร.บ.ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ฯ ก็รองรับอยู่แล้ว ในเชิงหลักกฎหมายไม่ได้มีปัญหา แต่ปัญหาคือการคุ้นชินของคน และ “รู้สึกว่าคนละเรื่องกันหรือเปล่า พ.ร.บ.ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ฯ กับ ระเบียบฯ สารบรรณ เที่ยวนี้ เราต้องมาแก้ไขให้สอดคล้องรองรับกัน เพื่อเป็นหลักการเดียวกัน ก็สบายใจได้ว่า การทำทางอิเล็กทรอนิกส์ ถูกต้อง ครบถ้วน มีผลผูกพันทางกฎหมายได้”
อีเมลที่หน่วยงานจะนำมาใช้ ควรมีลักษณะและองค์ประกอบอย่างไรบ้าง
ดร.อาศิส กล่าวว่า ถ้าส่งหนังสือราชการไป แต่ใช้ somchai@gmail.com ไปหาอธิบดีหน่วยงานใด คนรับก็ย่อมสงสัยว่าเป็นหนังสือจริงหรือปลอม แต่หากส่งไปในชื่อ saraban@….go.th หน่วยงานก็มั่นใจ 95% แล้วว่า นี่คือของจริง เพราะโดเมนเป็นโดเมนส่วนราชการ ดังนั้น สิ่งที่หน่วยงานควรทำคือ
จัดให้มีอีเมลกลางของหน่วยงานเพื่อใช้งาน
ใช้โดเมนที่เป็นของส่วนราชการ
ตัวระเบียบฯ ใหม่ที่ออกมา นั่นได้ระบุไว้ชัดเจนว่า ถ้าเป็นหน่วยงานส่วนกลาง ก็ใช้โดเมนของส่วนกลางเป็นหลัก ถ้าเป็นส่วนภูมิภาค จะใช้โดเมนส่วนของหน่วยงานก็ได้ (ถ้ามี) ถ้าไม่มีก็มาใช้ส่วนกลางได้ ท้องถิ่นก็เช่นกัน หลายที่มีโดเมนของตัวเอง เช่น pattaya.go.th หรือว่า chaingmai.go.th ก็ใช้ของตัวเองได้เลย แต่ถ้าไม่มีก็สามารถยืมโดเมนของกรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น มาใช้ได้เช่นกัน
ทั้งนี้ในตัวระเบียบฯ ก็บอกว่า ให้หัวหน้าส่วนราชการ มอบหมายเจ้าหน้าที่งานสารบรรณ 1 คนหรือมากกว่า เพื่อดูแลอีเมลกลางตรงนี้ ซึ่งอีเมลกลางตรงนี้ก็มีมาตรการในการปกป้องการเข้าถึงอยู่แล้ว มีการพิสูจน์และยืนยันตัวตนของผู้เข้าใช้งาน
ดังนั้น “แนวปฏิบัตินี้ก็ไม่ได้ยุ่งยาก ทุกหน่วยงานสามารถนำไปใช้ได้เลย ไม่จำเป็นต้องรอ ต้องจัดซื้อจัดหาคอมพิวเตอร์ ต้องติดตั้งอะไรกันวุ่นวาย เริ่มได้เลยวันนี้”
ความต่างระหว่างภาคผนวก 6 กับภาคผนวก 7
สุพิชฌาย์ กล่าวว่า ภาคผนวก 6 เป็นเรื่องของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งการจะใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ จะต้องมีคุณสมบัติขั้นต่ำอย่างไรบ้าง ส่วนภาคผนวก 7 ออกมารองรับส่วนราชการที่ยังไม่มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรืออาจจะมีแล้ว แต่ยังใช้อีเมลในการจัดส่งหนังสือด้วย โดยเป็นกำหนดหลักเกณฑ์ วิธีการรับส่งหนังสือ รวมทั้งการเก็บรักษาหนังสือ โดยอีเมล
“เวลาเราได้รับหนังสือจากภายนอก ซึ่งการรับหนังสือของงานสารบรรณ คือการรับหนังสือเข้าจากภายนอก และการส่งหนังสือ หมายถึงการส่งไปภายนอก ซึ่งหน้าที่ในระเบียบ จะบอกว่าเป็นหน้าที่ของสารบรรณกลาง ในการรับและการส่ง”
สำหรับในส่วนอีเมล เมื่อได้รับจากภายนอก สารบรรณกลางก็มีหน้าที่ตรวจสอบก่อน เสร็จแล้วก็ลงทะเบียนรับหนังสือ และแจ้งยืนยันการได้รับอีเมลโดยการตอบกลับอีเมล ซึ่งในตัวภาคผนวก 7 จะมีตัวอย่างข้อความว่า เมื่อได้รับหนังสือด้วยอีเมล จะตอบกลับอย่างไร สารบรรณกลางก็สำรองข้อมูลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเรียกดูภายหลังได้ และมีในเรื่องการตั้งชื่อไฟล์ในภาคผนวก 7 ด้วย
กรณีที่ส่วนราชการมีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ก็ให้นำหนังสือราชกาหรือข้อมูลข่าวสารนั้น เข้าระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ถ้าไม่มีก็ให้พิมพ์ออกมาเป็นกระดาษ และดำเนินการตามระเบียบต่อไป และจัดส่งอีเมลนั้น ไปให้ผู้ที่เกี่ยวข้องในส่วนราชการ เช่น สารบรรณกลางได้รับ ก็ส่งสำนัก กองภายใน หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับหนังสือนั้น
สำหรับหน่วยงานที่ไม่ได้ส่งไปอีเมลกลาง เช่น อีเมลภาครัฐส่วนตัว ทางผู้ได้รับก็ต้องส่งอีเมลนั้นไปที่สารบรรณกลาง ซึ่งเป็นข้อที่เพิ่มเข้าในกรณีที่บางส่วนราชการมีการส่งไปให้เจ้าหน้าที่โดยตรง
นอกจากการรับหนังสือแล้ว ในส่วนของการส่ง ก็จะเป็นเรื่องให้หัวหน้าส่วนราชการ มอบหมายเจ้าหน้าที่สารบรรณกลาง หรือเจ้าหน้าที่ในสังกัด ในการส่งอีเมล โดยให้เจ้าของเรื่องนำส่งไฟล์ให้เจ้าหน้าที่สารบรรณกลางหรือเจ้าหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ส่งไฟล์ไปให้ พอได้รับเรื่องก็ให้ลงทะเบียนหนังสือส่ง ก็ดำเนินการตามระเบียบ ตรวจสอบความเรียบร้อยของไฟล์ เปิดเข้าอีเมลสารบรรณกลาง ในส่วนของชื่อเรื่องของอีเมล ก็ให้ใช้ชื่อเรื่องตามหนังสือ ถ้ามีชั้นความเร็ว ก็ให้ใส่ชั้นความเร็วด้วย
นอกจากนี้ยังแนะนำในเรื่องการจัดเรียงเนื้อหา คำขึ้นต้น ข้อความ คำลงท้าย ลงชื่อ (พิมพ์ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือ ไม่ใช่ชื่อเจ้าหน้าที่ที่ส่ง) ส่วนข้อมูลติดต่อ ก็ให้พิมพ์ชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ และให้ระบุเจ้าหน้าที่ที่เป็นเจ้าของเรื่องด้วย รวมทั้งหมายเลขโทรศัพท์ที่ติดต่อเจ้าหน้าที่นั้นด้ว ข้อความที่ขอให้ตอบกลับ เส้นปิดข้อความ เพื่อแสดงให้เห็นการสิ้นสุดเนื้อหาของอีเมล และ ข้อความจำกัดความรับผิดมาตรฐานด้วย ซึ่งมีทั้งภาษาไทย ภาษาอังกฤษ
สำหรับในเรื่องที่อยู่อีเมล ให้ใส่ในช่องว่า ถึง หรือ To ถ้ามีผู้รับหลายหน่วยงาน ก็ให้เรียงลำดับในช่องเดียวกัน ถ้าต้องการส่งเป็นสำเนา ให้บุคคลอื่นด้วย ก็ให้ระบุชื่อ อีเมล ของผู้รับสำเนา ในช่วง สำเนาถึง และจะมีส่วนของ สำเนาลับถึง ด้วยเป็น BCC สำหรับกรณีที่ผู้รับเกิน 1 คน แต่ต้องการปกปิดเพื่อไม่ให้ผู้รับทราบว่าส่งไปหาบุคคลอื่น
ก่อนการส่งอีเมลให้แนบหนังสือ และตรวจสอบสิ่งที่จะส่งไปด้วย พร้อมตรวจสอบความถูกต้องของหนังสืออีกครั้ง และให้ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (ถ้ามี) เพื่อรับรองความถูกต้อง และส่งอีเมลนั้น พร้อมบันทึกในระเบียนหนังสือส่ง ว่าได้ส่งหนังสือทางอีเมลแล้ว
กรณีไฟล์ใหญ่เกิน ไม่สามารถแนบไปด้วยได้ ก็ให้ไปจัดเก็บในที่ที่ผู้รับอีเมลหรือหนังสือสามารถเข้าถึงได้ และคัดลอกที่อยู่นั้นเก็บไว้ในส่วนของเนื้อหาด้วย
ส่วนผู้รับ เมื่อได้รับหนังสือแล้ว มีการตอบกลับมา ก็ forward เมลดังกล่าว ให้เจ้าของเรื่องทราบด้วย
ส่วนในเรื่องการจัดทำข้อมูล เพื่อส่งทางอีเมล เมื่อเสนอหนังสือตามลำดับชั้น ถึงผู้ที่มีอำนาจลงชื่อ เมื่อผู้มีอำนาจลงชื่อหรือให้ความเห็นชอบแล้ว ให้เจ้าของเรื่องตรวจสอบความเรียบร้อย ของตัวหนังสือ และสิ่งที่จะส่งไปด้วย และประสานสารบรรณกลางเพื่อกำหนดเลขที่หนังสือ เมื่อผู้บังคับบัญชาลงนามเรียบร้อยก็ออกเลขที่หนังสือออก
กรณีที่ส่วนราชการบางแห่งมีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ที่เลขที่จะออกได้โดยอัตโนมัติ เมื่อผู้มีอำนาจลงชื่อแล้ว ก็ถือว่าปฏิบัติตามที่กล่าวไปแล้วข้างต้น สามารถเลือกได้
เรื่องไฟล์ ตัวระเบียบได้กำหนดให้ 300 dpi ส่วนในเรื่องของการตั้งชื่อไฟล์ จะประกอบด้วยปีพุทธศักราช underscore แล้วเป็นรหัสตัวอักษรโรมันประจำส่วนราชการ ซึ่งถามว่ากำหนดไว้ที่ไหน ก็เปิดดูได้เลยท้ายภาคผนวก 7 เช่น สำนักนายกรัฐมนตรี เป็น OPM แล้วตามด้วยเลขของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง underscore เลขที่หนังสือของหนังสือตามเลขทะเบียนหนังสือส่ง ถ้ามีสิ่งที่ส่งมาด้วย ไม่สามารถอยู่ในไฟล์เดียวกัน ก็ใส่เพิ่มมาเป็น _1 _2 ไปเรื่อย ๆ
ตัวอย่างเช่น 2564_OPM0913_56.pdf
สิ่งที่ส่งมาด้วย ๑ 2564_OPM0913_56_1.pdf
สิ่งที่ส่งมาด้วย ๒ 2564_OPM0913_56_2.pdf
พลอย สอบถามเรื่องรหัสตัวอักษรโรมันประจำส่วนราชการ ว่าหน่วยงานอื่นที่ไม่มีอยู่ในภาคผนวกนี้ จะอย่างไร สุพิชฌาย์ ตอบว่า สามารถกำหนดได้เอง แต่อย่าให้ซ้ำกับที่มีอยู่ในตัวภาคผนวก 7
แจ้งอีเมลกลางและตรวจสอบอีเมลกลาง
แล้วเราจะรู้ได้อย่างไร ว่าอีเมลกลางของแต่ละหน่วยงานกำหนดไว้อย่างไร ในตัวระเบียบฯ กำหนดไว้ว่า หนึ่งในกิจกรรมที่หน่วยงานต้องทำ คือ โพสต์อีเมลกลางของตนไว้ที่เว็บไซต์ของตัวเอง อีกทางหนึ่งคือส่งไปที่ สพร. เพื่อโพสต์อีเมลกลางของหน่วยงาน ซึ่งลิงก์ทะเบียนอีเมลกลางของหน่วยงานต่าง ๆ ที่ สพร. รวบรวมเป็นนายทะเบียนให้ คือ https://www.dga.or.th/document-sharing/dga-3263/mailgothai/
ดร.อาศิส กล่าวว่า เมื่อหน่วยงานได้มีอีเมลกลางแล้ว นอกจากประกาศบนเว็บไซต์ของตัวเอง ก็คือส่งทะเบียนที่อยู่อีเมลมาทาง สพร. แจ้งว่าหน่วยงานได้จัดทำอีเมลกลางขึ้นแล้ว ซึ่งสามารถส่งหนังสือเป็นทางการแจ้งเข้าอีเมลกลางของ สพร. ที่ saraban@dga.or.th ได้เลย
การทำให้ทุกส่วนราชการใช้อีเมลกันได้อย่างจริงจัง ก็นับเป็นความสำเร็จขั้นแรก
จินตพันธุ์ แชร์ว่า พอเป็นเรื่องสำคัญ ราชการก็อาจคุ้นชินว่า ผู้ใหญ่ได้เซ็นลงไปบนกระดาษ จะมั่นใจว่าอยู่การควบคุม แต่ถามว่าจำเป็นไหม ก็ไม่ เพราะจริง ๆ การ forward อีเมล ไปก็ใช้ได้แล้ว สามารถถือว่าเป็นการลงนามและมีผลตาม พ.ร.บ.ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ฯ เพราะสามารถยืนยันได้ว่าเป็นอีเมลของหัวหน้าหน่วยงาน ซึ่งการ forward หรือใส่ข้อความเพิ่มเติมไปว่า ใช้ได้ หรือเห็นควรส่งออก หรืออนุมัติ ก็เป็นการผูกพัน แสดงเจตนาอยู่แล้ว
ดังนั้น หน่วยงานที่เพิ่มเปลี่ยนในระยะแรกก็คงใช้วิธีกระดาษแบบเดิม และยังลงนามกันอยู่เพื่อนำไปสแกนก่อนส่ง แต่ว่าพัฒนาการอย่างน้อยในขั้นนี้คือ เครื่องมือในการส่งก็เริ่มเป็นดิจิทัล พอคนคุ้นเคยกันแล้ว ต่อไปก็จะนำไปสู่การพัฒนาระบบต่อ
“เราคงไม่ได้มุ่งหวังว่า ระเบียบประกาศใช้ปั๊บ ทุกหน่วยงานมีระบบหรืออะไรทันที ต้องใช้เวลาปรับตัวกัน ซึ่งก็ต้องมาช่วยกันดูว่า จะต้องปรับอะไรกันต่ออีกที หรือไม่ แต่อย่างน้อยหลัก ๆ คือทำให้ราชการใช้อีเมลกันได้อย่างจริงจัง ก็เป็นความสำเร็จของสำนักปลัดอย่างยิ่ง ที่ช่วยผลักดันตรงนี้ได้”
อนาคตการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์
หลังจากระเบียบฯ นี้ ซึ่งเป็นการกำหนดการสื่อสารระหว่างราชการด้วยกัน ลำดับถัดไปก็คือ การมีกฎหมายที่จะเอื้อให้หน่วยงานสามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยมี ร่างพระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. …. ซึ่งสาระสำคัญคือ การกำหนดให้การยื่นคำขอหรือติดต่อใด ๆ ระหว่างประชาชนกับหน่วยงานของรัฐ การติดต่อราชการระหว่างหน่วยงานของรัฐด้วยกันและระหว่างเจ้าหน้าที่ภายในหน่วยงานของรัฐ สามารถทำโดยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ได้โดยชอบด้วยกฎหมาย ซึ่งขณะนี้ร่างพระราชบัญญัติดังกล่าวอยู่ในระหว่างการพิจารณาของคณะกรรมการประสานงานสภาผู้แทนราษฎร
จินตพันธุ์ มองว่า พ.ร.บ.การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ฯ จะเป็นมาตรการบังคับแล้ว เมื่อออกมา ทุกหน่วยงานจะต้องสามารถอำนวยความสะดวกกับประชาชน ด้วยการรับ การแจ้ง คำขออนุมัติ ขออนุญาต อะไรต่าง ๆ ทางอิเล็กทรอนิกส์หมด เพียงแต่มี 2 ช่องทางให้เลือกว่า จะสร้างระบบขึ้นมา หรือจะใช้อีเมลเป็นเครื่องมือเท่านั้น “ก็ต้องเรียนว่า เรื่องอิเล็กทรอนิกส์จำเป็น และกระทบกับความสามารถในการแข่งขันของภาคเอกชนไทยโดยตรง ถ้ายังต้องเป็นกระดาษเพื่อให้ตอบสนองกับการบริการของรัฐอย่างเดียว ต้นทุนก็สูงมาก แข่งกับต่างชาติไม่ได้ เขาค้าขายอะไรต่าง ๆ ผลกระทบก็เป็นลูกโซ่ออกไป”
ดร.อาศิส เสริมว่า “การจะทำ Digital Transformation สิ่งสำคัญคือหน่วยงานกลางต้องร่วมมือกัน ช่วยกันผลักดัน เช่น สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (ก.พ.ร.) ก็ช่วยผลักดันเรื่องระเบียบ กฎเกณฑ์ ทาง กฤษฎีกา ก็ต้องมาช่วยดูเรื่องกฎหมาย ทาง สพร. ก็ดูเรื่องเทคโนโลยี ทาง ETDA ก็เชี่ยวชาญเรื่องมาตรฐาน เรื่องอะไรของต่างประเทศ เราช่วยกันทำเหมือนงานระเบียบสารบรรณฯ ผมคิดว่ามันไปได้”
สุดท้ายสิ่งที่สำคัญที่สุดคือ ใจของหน่วยราชการเป็นประเด็นที่หนึ่ง ถ้าสมมติหน่วยราชการต้องอยากทำก่อน ถ้าอยากทำ อยากเปลี่ยน ก็ไปได้อยู่แล้ว เพราะเรายินดีช่วยท่านเต็มที่
พลอย ปิดท้าย ว่า หากหน่วยงานใดต้องการการสนับสนุนเรื่องการเปลี่ยนผ่านสู่ระเบียบฯ ใหม่นี้ 7 หน่วยงานความร่วมมือได้รวมตัวกันที่เพจ “สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ภาครัฐ” ที่จะให้ข้อมูล คำถาม-คำตอบต่าง ๆ สามารถไปแซ็ต ส่งอินบ็อกซ์สอบถามที่ช่องทางนี้ได้ ทุกหน่วยงานพร้อมช่วยเหลือ เพื่อให้การนำระเบียบฯ นี้ไปปรับใช้ได้สะดวกมากขึ้น
23 ส.ค.นี้ เริ่มแล้ว กับก้าวสำคัญสู่ภาครัฐดิจิทัล
เพจ “สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ภาครัฐ” ได้ให้ข้อแนะนำว่า ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 ในส่วนที่กำหนดหน้าที่ให้ส่วนราชการปฏิบัติ ที่มีผลใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 23 สิงหาคม เป็นต้นไป ส่วนราชการมีหน้าที่ปฏิบัติงานสารบรรณทางอิเล็กทรอนิกส์อะไรบ้าง
1. ต้องมีที่อยู่อีเมลกลางสำหรับรับส่งหนังสือราชการด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยต้องขึ้นต้นด้วย saraban ตามด้วยชื่อโดเมนของส่วนราชการ ถ้าไม่มีชื่อโดเมนของตนเองจะลงท้ายด้วยชื่อโดเมนของส่วนราชการต้นสังกัดแทนก็ได้
นอกจากนั้น ให้ส่วนราชการแต่งตั้งมอบหมายเจ้าหน้าที่ฝ่ายสารบรรณที่มีหน้าที่รับและส่งหนังสือทางอิเล็กทรอนิกส์ และความถี่ที่เจ้าหน้าที่นั้นต้องเช็กอีเมลอย่างสม่ำเสมอ
2. ประกาศแจ้งที่อยู่อีเมลกลางตามข้อ 1 ทางเว็บไซต์ของส่วนราชการเพื่อให้ประชาชนค้นหาได้ง่าย รวมทั้งมีหนังสือแจ้งสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) ทราบที่อยู่อีเมลกลางดังกล่าวเพื่อรวบรวมเผยแพร่ พร้อมกับหมายเลขโทรศัพท์ที่สามารถสอบถามการได้รับอีเมลด้วย
3. ติดต่อราชการด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ (เช่น อีเมล) เป็นหลัก เว้นแต่เรื่องลับที่สุด หรือกรณีมีเหตุผลความจำเป็นอื่นใดที่ไม่สามารถดำเนินการทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ เช่น ระบบขัดข้อง
3.1 การรับส่งหนังสือทางอีเมล ให้ปฏิบัติตามภาคผนวก 7 (แต่ถ้าสามารถส่งด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่ใช่อีเมล (เช่น ระบบ e-CMS) ไปยังหน่วยงานอื่นได้ ให้ดำเนินการตามภาคผนวก 6)
3.2 เมื่อได้รับอีเมลแล้วให้ reply แจ้งการได้รับอีเมลนั้นกลับไปเสมอ เพื่อให้ผู้ส่งทราบ
3.3 การลงเวลารับส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ในทะเบียน นอกจากวันเดือนปีแล้วให้ลงเวลาที่รับหรือส่งด้วย
3.4 การส่งหนังสือราชการทางอีเมล ต้องมีรูปแบบข้อความในอีเมลรวมทั้งตั้งชื่อไฟล์ตามที่ภาคผนวก 7 กำหนด
3.5 เมื่อส่งหนังสือทางอิเล็กทรอนิกส์และตรวจสอบว่าผู้รับได้รับหนังสือนั้นแล้ว ไม่ต้องส่งเป็นเอกสารตามไปอีก
4. การเก็บรักษาหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ ให้มีการสำรองข้อมูล (backup) เป็นไฟล์ PDF ด้วยเสมอ ทั้งนี้ ความละเอียดต้องไม่น้อยกว่า 150 dpi และตามวิธีที่หัวหน้าส่วนราชการนั้นกำหนด
5. หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ไม่มีอายุการเก็บ โดยปกติให้เก็บไว้ตลอดไป เว้นแต่กรณีมีความจำเป็น เช่น ความจุเต็มหรือระบบช้าลงมากจนต้องเพิ่มพื้นที่จัดเก็บ โดยให้หัวหน้าส่วนราชการมีคำสั่งให้ทำลาย
สรุปแล้วตั้งแต่ 23 สิงหา 64 เป็นต้นไป ส่วนราชการต้องรับส่งหนังสือด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น ไม่ส่งเป็นกระดาษแล้ว (ยกเว้นกรณีลับที่สุด)
————————————————————————————————————————
โดย : ETDA / 18 สิงหาคม 2564
