การระบาดของโควิด-19 ช่วง 2 ปีที่ผ่านมา สร้างการเปลี่ยนแปลงอย่างใหญ่หลวงต่อวิถีชีวิตของผู้คน โดยเฉพาะการผลักดันให้เกิดการใช้เทคโนโลยีดิจิทัล ทั้งในชีวิตประจำวัน การทำงาน รวมถึงการขับเคลื่อนองค์กรของหน่วยงานภาครัฐและเอกชน ซึ่งการส่งเสริม กำกับดูแล และเร่งพัฒนา เป็นภารกิจสำคัญของ สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) หรือ Electronic Transactions Development Agency (ETDA) (เอ็ตด้า) กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม ในช่วงวิกฤตนี้
จากเดิมมีประกาศคณะรักษาความสงบแห่งชาติ (คสช.) [1] คือ จะจัดการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) หรือประชุมออนไลน์ได้ หนึ่งในสามขององค์ประชุมต้องอยู่ในที่เดียวกันและต้องอยู่ในประเทศ ซึ่งในช่วงที่มีการระบาดอย่างรุนแรงทำแบบนั้นไม่ได้กระทบไปถึงการประชุมของผู้ถือหุ้นบริษัทใหญ่ ๆ ETDA จึงพยายามหาช่องทางที่จะทำให้การประชุมออนไลน์ถูกต้องตามกฎหมาย โดย ณ ตอนนั้นมีการออก พระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 [2] หรือ พ.ร.ก.e-Meeting
ETDA จึงร่วมกับกระทรวงดิจิทัลฯ เร่งออกประกาศกระทรวงเกี่ยวกับมาตรฐานการประชุมออนไลน์ [3] ที่มั่นคงปลอดภัย รวมถึงเร่งทำระบบรับรองระบบการประชุมออนไลน์ให้กับผู้ให้บริการรายต่าง ๆ [4] ถือเป็นกิจกรรมแรกที่สะท้อนถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในช่วงโควิด-19 เพื่อทำให้การประชุมออนไลน์สามารถดำเนินได้โดยถูกกฎหมาย
ที่ผ่านมา นับตั้งแต่มีการออก พ.ร.ก.e-Meeting ในปี 2563 ที่ผ่านมา มีคำถามอะไรที่ถามมายัง ETDA ค่อนข้างมากในเรื่องประชุมออนไลน์ เราตามไปดูกัน
1. การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) คืออะไร ใช้กับกรณีไหนบ้าง
การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ภายใต้บังคับ พ.ร.ก.ว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2563 คือ การประชุมที่กฎหมายกำหนดให้ต้องมีการประชุมที่ได้กระทำผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ โดยผู้ร่วมประชุมไม่ได้อยู่ในสถานที่เดียวกันและสามารถประชุมปรึกษาหารือและแสดงความคิดเห็นระหว่างกันได้ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งครอบคลุมทั้งการประชุมของหน่วยงานรัฐและเอกชน เช่น การประชุม AGM หรือการประชุมผู้ถือหุ้น การประชุมสมาชิกสหกรณ์ การประชุมคณะกรรมการ ตามหน่วยงานหรือองค์กรที่กฎหมายจัดตั้ง
ทั้งนี้ กฎหมายฉบับนี้ ไม่ใช้บังคับกับการประชุมบางกรณี เช่น การประชุมของรัฐสภา การประชุมเพิ่อจัดทำคำพิพากษาหรือคำสั่งของศาล การประชุมเพื่อดำเนินการตามกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างของรัฐ หรือการประชุมอื่นตามที่กำหนดในกฎกระทรวง
2. การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ จำเป็นต้อง Online ทุกคนไหม
การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ สามารถใช้ได้ทั้งแบบที่ออนไลน์ทุกคน หรือ ออนไลน์แค่บางคน เช่น ผู้เข้าร่วมประชุม 5 คน มีผู้มาประชุมอยู่ในห้องประชุมร่วมกัน 3 คน และอีก 2 คนเข้าร่วมประชุมผ่านทางออนไลน์
3. e-Meeting กับกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างต้องทำอย่างไร
แม้ว่า พ.ร.ก.ว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2563 จะระบุว่า ไม่ใช้บังคับกับการประชุมบางกรณี รวมทั้งการประชุมเพื่อดำเนินการตามกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างของรัฐ อย่างไรก็ตาม ก็มีการปลดล็อกในเรื่องนี้ด้วยเช่นกัน ตามหนังสือคณะกรรมการวินิจฉัยปัญหาการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ ด่วนที่สุด ที่ กค (กวจ) 0405.2/ว 279
ทั้งนี้ กำหนดให้
(1) กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างที่หน่วยงานของรัฐ อาจใช้การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้ เฉพาะกรณีการประชุมพิจารณาเอกสารการจัดซื้อจัดจ้างหรือการนำเสนองานหรือการประชุมพิจารณาพัสดุที่ไม่จำเป็นต้องจับต้องหรือตรวจรับทางกายภาพของตัวพัสดุที่ส่งมอบนั้น
(2) การประชุมที่นอกเหนือจากข้างต้นในข้อ (1) ให้หน่วยงานของรัฐดำเนินการตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ.2560
สามารถศึกษาแนวทางการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์เพื่อดำเนินกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างของหน่วยงานของรัฐได้ตามหนังสือข้างต้น
4. อยากใช้ e-Meeting ให้มั่นคงปลอดภัย สอดคล้องตามกฎหมาย ต้องทำอย่างไร
1) ผู้เข้าร่วมประชุมต้องแสดงตัวตนให้ชัดเจน ก่อนการประชุม
2) การประชุมต้องสื่อสารได้ด้วยเสียงหรือทั้งเสียงและภาพ โดยต้องมีช่องสัญญาณอย่างเพียงพอและมีช่องทางสำรองไว้รองรับในกรณีที่เกิดปัญหา
3) ต้องมั่นใจว่าผู้ที่เข้าร่วมประชุมสามารถเข้าถึงเอกสารประกอบการประชุมได้ ซึ่งอาจจะส่งเอกสารให้ผู้เข้าร่วมประชุมก่อนเริ่มการประชุม หรือมีช่องทางที่ให้ผู้เข้าร่วมประชุมเข้าถึงเอกสาร หรือแสดงให้เห็นในระหว่างการประชุม
4) ถ้าต้องมีการลงคะแนน อย่าลืมจัดให้มีการออกเสียงลงคะแนนหรือลงมติได้
5) บันทึกเสียง หรือภาพและเสียง ของผู้เข้าร่วมประชุมตลอดเวลาการประชุม เว้นแต่เป็นการประชุมลับ
6) การจัดเก็บข้อมูลหรือหลักฐานที่เกี่ยวข้องกับการประชุม รายละเอียด เช่น ข้อมูลการแสดงตน รายชื่อของผู้เข้าร่วม ถ้ามีการลงคะแนนต้องเก็บวิธีการลงคะแนน กรณีเกิดเหตุขัดข้องต้องมีการบันทึกเหตุขัดข้อง มีการระบุข้อมูลจราจร (Log) ว่ามีใครเข้าประชุมบ้าง เริ่ม-เลิกประชุมกี่โมง
7) ต้องมีช่องทางให้แจ้งเหตุขัดข้องในระหว่างการประชุมได้ เช่น ถ้าสัญญาณไม่ดี สัญญาณขาด ไม่ได้ยินเสียง ให้โทรหาฝ่ายเลขาฯ หรือพิมพ์แจ้งในช่อง Chat
ที่มา : etda / วันที่เผยแพร่ 1 ธ.ค.2564
Link : https://www.etda.or.th/th/Useful-Resource/e-Meeting-Q-and-A.aspx
