จากบทความที่ผ่านมา Ditto ได้พูดถึงการ แก้ไขปัญหายุ่งยากจากการ Work From Home ด้วยระบบ Workflow ที่สามารถออกแบบ จัดวาง และตรวจสอบขั้นตอนการทำงานได้ ตั้งแต่การจัดทำ การส่งต่อ ไปจนถึงการอนุมัติ ทำให้รับรู้ความคืบหน้าของงานเอกสารได้แบบ Real-Time
ซึ่งนอกจากขั้นตอนการบริหารจัดการข้อมูลระหว่างการทำงาน ยังมีกระบวนการหลังบ้านที่ทางองค์กรต้องดูแล ทั้งส่วนของการจัดเก็บเอกสาร และการสำรองหรือถ่ายโอนข้อมูล ซึ่งถือเป็นขั้นตอนการทำงานที่มีความสำคัญ จำเป็นต้องได้รับการป้องกันความปลอดภัยของข้อมูลที่อยู่ในระดับสูง
เพราะเมื่อเรายกขั้นตอนการทำงานไปอยู่บนระบบออนไลน์ อาจเกิดช่องโหว่ขึ้นในองค์กร ส่งผลให้มีโอกาสเกิดปัญหาไฟล์งานหายและตกหล่น ประสิทธิภาพการดำเนินงานอาจจะลดลง ทำให้ข้อมูลสำคัญหรือความลับภายในรั่วไหล ส่งผลกระทบต่อความมั่นคงและภาพลักษณ์ของธุรกิจ
สาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหาข้อมูลรั่วไหล
จากการรายงานของ IBM Security ร่วมกับ Ponemon Institute เรื่อง Data Breach (การละเมิดข้อมูล หรือ ข้อมูลถูกเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต) พบว่ามูลค่าองค์กรที่ได้รับความเสียหายจาก Data Breach ปี 2564 เพิ่มขึ้นกว่า 10% ซึ่งเป็นสาเหตุหลักที่ทำให้ข้อมูลเกิดการรั่วไหล
แต่นอกจากการละเมิดข้อมูลแล้ว ยังมีอีกหลายปัจจัยได้เช่นกัน โดยเฉพาะกระบวนการทำงานในองค์กร หรือที่เรียกว่า Workflow ซึ่งอาจมีช่องโหว่ระหว่างการจัดการข้อมูลดิจิทัลหรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) วันนี้ Ditto จะพามาดูตัวอย่างขั้นตอนการทำงานที่เสี่ยงเกิดปัญหาข้อมูลรั่วไหล ไปดูกันเลย
● การประสานงานของบุคลากร ด้วยปัจจุบันมีช่องทางสื่อสารเกิดขึ้นมากมาย โดยมีบุคลากรหลายคนเลือกดึงแพลตฟอร์มสาธารณะเข้ามาเป็นเครื่องมือในการทำงานตาม Workflow ขององค์กร เช่น Line, Facebook, E-mail ซึ่งนอกจากการพูดคุยแล้ว ยังมีการส่งข้อมูลลับหรือเอกสารสำคัญต่อกัน การใช้งานแพลตฟอร์มเหล่านี้เหมือนเป็นการเปิดโอกาสให้บุคคลภายนอกเข้าถึงข้อมูลภายในองค์กรได้ง่ายมาก เช่น มีคนอื่นรู้รหัสผู้ใช้งาน, การล็อกอินทิ้งไว้ในอุปกรณ์อื่น หรือมีผู้ไม่หวังดีแฮ็กบัญชีของบุคลากร
● เส้นทางการส่งต่อข้อมูล แต่ละองค์กรย่อมมีโครงสร้างการบริหารในแบบเฉพาะตัวด้วยจำนวนบุคลากร วิธีการทำงาน ความซับซ้อนของกระบวนการหรือ Workflow ส่งผลโดยตรงต่อเส้นทางการส่งต่อข้อมูลในงาน หากองค์กรไม่วางแผนเส้นทางให้ชัดเจน จะทำให้ผู้เกี่ยวข้องขาดการรับรู้สถานะของเอกสารหรือความคืบหน้าของงาน หากเกิดข้อผิดพลาดข้อมูลรั่วไหลก็อาจแก้ไขได้ไม่ทัน อีกทั้งยังไม่สามารถตามหาต้นเหตุได้เพราะขาดการบันทึกประวัติของเอกสารในแต่ละช่วงเวลา
● ขอบเขตการเข้าถึงเอกสาร สาเหตุนี้จะขึ้นอยู่กับเครื่องมือที่องค์กรใช้จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ บางองค์กรอาจมองที่การเข้าถึงง่าย สะดวก รวดเร็วเป็นหลัก จึงเลือกใช้เซิร์ฟเวอร์หรือโปรแกรมที่เข้าใช้งานง่าย ให้บุคลากรทุกคนเข้าถึงได้ทันที เช่น โปรแกรมออนไลน์ของ Google รวมถึงการฝากไฟล์ไว้ตามเว็บไซต์ ทำให้เอกสารมักถูกเปิดสถานะเป็นสาธารณะเพื่อให้ทำงานต่อกันง่าย แต่นั่นถือเป็นช่องโหว่ให้ผู้ไม่หวังดีสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายเช่นกัน
● การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) ปัจจุบันมีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลดิจิทัลแบบออนไลน์เกิดขึ้นมากมาย อย่างเซิร์ฟเวอร์สำเร็จรูปจ่ายรายเดือน หรือเว็บไซต์ฝากไฟล์ฟรี ซึ่งมีข้อดีตรงที่สามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลา ใช้งานได้ทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะอยู่ไหนก็ทำงานได้ แต่ในขณะเดียวกันการเข้าใช้งานด้วย Username กับ Password บนโลกออนไลน์ก็ไม่ใช่เรื่องยากที่แฮ็กเกอร์จะเข้าถึงบัญชีและทำให้ข้อมูลของคุณให้รั่วไหลได้
จากตัวอย่างขั้นตอนการทำงานที่เสี่ยงเกิดปัญหาข้อมูลรั่วไหล แสดงให้เห็นว่าองค์กรควรให้ความสำคัญเรื่องความปลอดภัยทั้งในวิธีการทำงานของบุคลากรและการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document)
ดังนั้น เครื่องมือที่ใช้ในการบริหารงานต้องดูแลทั้ง 2 ปัจจัยได้ ทำให้ระบบ Workflow เริ่มเข้ามามีบทบาทในกระบวนการทำงานขององค์กรมากยิ่งขึ้น
เพราะฉะนั้นระบบ Workflow เปรียบเสมือนบ้านหลังใหญ่ ที่มี e-document อยู่จำนวนมาก โครงสร้างของระบบจึงต้องแข็งแกร่ง เพื่อไม่ให้ข้อมูลสำคัญในองค์กรถูกบุกรุกหรือรั่วไหลซึ่ง Ditto ได้ให้ความสำคัญในเรื่องการกำหนดสิทธิ์เข้าถึงเอกสารหรือข้อมูลสำคัญขององค์กรมาตลอด ทำให้ระบบ DMS ของเรามี ระบบ Workflow ที่ครอบคลุมการดูแลเอกสาร e-Document ครบทุกขั้นตอน ให้องค์กรสามารถออกแบบขั้นตอนการทำงานได้เองเป็นรูปแบบเฉพาะ ทำได้ง่ายและสะดวก เพียงการใช้เมาส์คลิก ลาก วาง (Drag and Drop) ก็สามารถเชื่อมพนักงานเข้ากับระบบข้อมูลหลังบ้านได้แบบ Real-Time
3 ฟังก์ชันของระบบ Workflow ที่ช่วยลดปัญหาข้อมูลรั่วไหล สร้างความปลอดภัยให้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์
✓ การใช้ Electronic Form สร้าง Workflow
โดดเด่นที่สามารถ Drag & Drop บนโปรแกรมให้เป็นรูปแบบเฉพาะฝ่าย เช่น บัญชี, HR, จัดซื้อ, บริหาร, ขนส่งและอีกมากมาย ที่จำเป็นต้องใช้รูปแบบเอกสารต่างกัน เพื่อจัดระบบข้อมูลองค์กรเป็นสัดส่วน ง่ายต่อการสืบค้นและตรวจสอบ โดยเมื่อเข้าถึงเอกสารจะมี Message แจ้งเตือนไปยังผู้เกี่ยวข้องทันที ทำให้ยากต่อการละเมิดข้อมูล
✓ สามารถกำหนดสิทธิ์เข้าถึงของ Users เพื่อตรวจสอบการ Action & Edit เอกสารแบบ Real-Timeโดยผู้ดำเนินการและผู้เกี่ยวข้องจะทราบสถานะของเอกสารได้ตลอดเวลา ทำให้เห็นภาพรวมการทำงาน หากเกิดข้อผิดพลาดหรือเอกสารตกหล่น ก็จะสามารถจัดการแก้ไขได้ทันเวลา ทำให้ควบคุมงานให้เสร็จได้ตามระยะเวลากำหนด ที่สำคัญคือ ช่วยป้องกันข้อมูลเอกสารลับแต่ละฝ่ายรั่วไหล
✓ มีระบบ Version Control หรือ Super User ให้ผู้ประกอบการหรือผู้ควบคุมงานสามารถดูขั้นตอนการทำงานทั้งหมด สั่งจัดทำ Audit Trail ได้ ด้วยการดึง Report ตั้งแต่ การนำเข้า เปลี่ยนแปลง ยกเลิก หรือลบเอกสาร ของ User แต่ละคนออกมาตรวจสอบได้ตามวันและเวลา ที่ต้องการ เพื่อเป็นการสร้างระบบตรวจสอบแบบละเอียด ภายในองค์กรอีกหนึ่งระดับ ลดการเกิดช่องโหว่ให้ผู้ไม่หวังดีจะเข้ามาดัดแปลงหรือทำลายข้อมูล
โดยใน ระบบ Workflow ยังมีฟังก์ชันสร้างความปลอดภัยและพัฒนาในกับองค์กรของคุณได้ ในช่วงของการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงาน
ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือใหญ่ ระบบ Workflow ของ Ditto สามารถปรับรูปแบบขั้นตอนทำงานได้ตามความต้องการ ดูแลเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้แบบครอบคลุม พร้อมฟีเจอร์ป้องกันการโจรกรรมข้อมูลได้ตามมาตรฐานสากล
ทั้งการกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งานและผู้ควบคุมสูงสุดได้ตามระบบองค์กร มีการประมวลผลและแสดงสถานะ e-Document แบบ Real-Time ช่วยให้องค์กรของคุณหมดกังวลปัญหาข้อมูลรั่วไหล ให้ผู้ประกอบการมีเวลาบริหารงานมากขึ้นกว่าเดิม พาธุรกิจให้เติบโตไปได้ไกลกว่าใคร
——————————————————————————————————————————-
ที่มา : blockdit.com / วันที่เผยแพร่ 9 พ.ย.65
Link : https://www.blockdit.com/posts/6278a436b4729d1036a8fe8b
