การทำธุรกิจในปัจจุบันเป็นที่รู้กันดีว่า มีการแข่งขันสูง หลายองค์กรต่างงัดเอากลยุทธ์ที่มีมากมายมาใช้เพื่อความก้าวหน้า และทันธุรกิจในยุคปัจจุบัน เรียกได้ว่าช่วงชิงความเป็นหนึ่งอย่างไม่มีใครยอมใคร มีจุดหมายเพื่อผลักดันบริษัทของตัวเองให้เป็นผู้นำเหนือคู่แข่งอย่างภาคภูมิใจ
แน่นอนว่าแต่ละองค์กรนั้นจะมีแผนการ รูปแบบและวิธีการทำงานในแบบของตัวเอง แต่ก็ยังมีเคล็ดลับง่าย ๆ ที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพองค์กรให้มีคุณภาพเพิ่มขึ้นได้อีก นั่นคือระบบ Workflow เครื่องมือการทำงานที่ช่วยจัดการระบบการทำงานขององค์กรนั้นให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่ง Workflow แปลว่ากระแสงาน ที่มีส่วนช่วยทำให้องค์กรดำเนินงานสะดวกมากยิ่งขึ้น
ทำความรู้จักกับ Workflow คืออะไร ?
Workflow คือ ระบบที่เป็นเหมือนตัวช่วยในกระบวนการจัดการเอกสารที่รวมถึงการอนุมัติ และการตรวจสอบต่าง ๆ ภายในบริษัท ทำให้พนักงานในองค์กรสามารถทำงานได้อย่างมีแบบแผน มีระเบียบ เป็นขั้นเป็นตอนมากขึ้น ลดขั้นตอนหรือเวลาการทำงานที่ไม่จำเป็นออกไป เพราะเรื่องของการจัดการเอกสารนั้นไม่ใช่เรื่องเล็ก ๆ ถึงแม้จะอยู่ภายในองค์กรเดียวกัน แต่รายละเอียดการจัดการเอกสารในแต่ละแผนอาจจะมีความแตกต่างกันออกไป ซึ่งแต่ละทีมก็อาจจะมีขั้นตอนการดำเนินงานที่เจาะจงรายละเอียดมากขึ้นไปอีก
ระบบ Workflow จึงเข้ามาช่วยเปลี่ยนการดำเนินงานที่ยุ่งยากตรงนี้ให้คล่องตัว และรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ลดขั้นตอนการดำเนินงานเอกสารที่บางทีอาจเสียเวลาเพราะต้องทำเรื่องขออนุมัติ ต้องมีลายเซ็น ต้องผ่านแผนกหลายแผนกแบบ Real time แบบทุกขั้นตอน ทุกคนที่เกี่ยวข้องจะสามารถติดตามเอกสารได้ตลอดเวลา เข้าถึงเอกสารได้ทุกที่ สามารถแก้ไขเอกสารได้ตามที่ต้องการ
ข้อดีของการจัดการเอกสารผ่านระบบ Workflow
ในหลากหลายองค์กรยุคใหม่ที่มีการนำระบบ Workflow เข้ามาใช้เพื่อประสิทธิภาพการทำงานของบุคคลากรในแผนกต่าง ๆ ทุกตำแหน่งจะมีระเบียบและแบบแผนมากกว่า ทุกอย่างจะรวดเร็ว คล่องตัว มีระบบขั้นตอนที่ชัดเจน สามารถตรวจสอบการทำงานได้ทุกรายละเอียด ทั้งหมดเกิดจากการจัดการเอกสารด้วยระบบ Workflow ที่กำหนดขั้นตอนการทำงานที่มีคุณภาพเอาไว้แล้วเรียบร้อย เมื่อไม่เกิดปัญหาด้านเอกสาร ความล่าช้า และความผิดพลาดที่เกี่ยวข้องก็จะค่อย ๆ หายไป องค์กรก็จะมีเวลาพัฒนาศักยภาพการทำงานด้านอื่นได้อย่างเต็มที่ ประโยชน์ของโปรแกรม Workflow จึงมีให้เห็นอีกมากมายหลายด้าน เช่น
1. Workflow เสริมสร้างความปลอดภัย กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของบุคคลในองค์กรสำหรับเอกสารแต่ละประเภท
2. Workflow เก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ ค้นหาเอกสารก็ง่าย
3. Workflow จัดการการเดินเอกสารให้อัตโนมัติ ใช้งานง่าย สามารถปรับระบบแก้ไขการทำงานได้จากโมเดลสำเร็จรูปที่จัดไว้ให้
4. Workflow ลดต้นทุนในระยะยาว ประหยัดงบประมาณการเก็บเอกสาร และรายจ่ายส่วนเกิน เช่น ค่ากระดาษในการจัดทำเอกสาร ค่าอุปกรณ์เครื่องเขียนสำนักงานทั่วไป
10 เหตุผลที่ควรเลือกใช้ระบบ Workflow มาช่วยทำงานในธุรกิจของคุณ
1. Workflow ช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นภาพรวมของกระบวนการการทำงาน ทำให้สามารถคัดแยกและกำจัดขั้นตอนที่ไม่ทำให้เกิดประโยชน์ในกระบวนการ (Non-Value Added Process) ออกได้ การปรับปรุงหรือลดขั้นตอนในกระบวนการทำงานจะทำให้ได้งานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ตัวอย่างเช่น บางขั้นตอนในกระบวนการทำงานสามารถดำเนินการคู่ขนานกันไปได้ แทนที่จะต้องรอดำเนินการไปตามลำดับขั้นตอน
2. ขั้นตอนของงานแต่ละงานสามารถมอบหมายไปยังบุคคลากรที่มีทักษะการทำงานที่เหมาะสม แทนที่จะมอบหมายให้ใครก็ได้ที่ว่างอยู่ หรือที่ต้องการจ่ายงานให้เพราะไม่มีอะไรทำ ซึ่งอาจจะส่งผลต่อคุณภาพของงานได้
3. ผู้บริหารสามารถให้เวลาในการสร้างกลยุทธ์ และวางแผนธุรกิจดีกว่าที่จะต้องมาทำงานระดับปฏิบัติทั่วไปทุก ๆ วัน หรือคอยมาแก้ปัญหาที่ประสบในแต่ละวัน ซึ่งจะทำให้องค์กรเติบโตทางธุรกิจ
4. Workflow ช่วยจัดหาหรือเตรียมคำตอบสำหรับข้อกังขา หรือประเด็นต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นในช่วงที่ต้องการการตัดสินใจ หรือจำเป็นต้องดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่ง Workflow จึงช่วยให้ผู้ที่ได้รับมอบหมายงานเพิ่มขีดความมั่นใจในการรับมือกับประเด็นต่าง ๆ ซึ่งจะมีผลต่อคุณภาพของงานที่ทำสำเร็จ
5. Workflow ช่วยตอบคำถามต่าง ๆ ตัวอย่างเช่น
– ที่จริงแล้วงานที่ฉันต้องทำมีขั้นตอนอะไรบ้าง? ฉันกำลังจะทำงานนี้เพื่อใครบ้าง?
– ฉันควรใช้เวลาเท่าไหร่ ในการดำเนินงานขั้นตอนนี้?
– มีใครอีกบ้างที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานนี้?
– ถ้าตัดสินใจดำเนิงานไปแบบนี้จะเกิดผลอย่างไร?
6. Workflow กับการทำงานตามลำดับขั้นตอนที่วางไว้ ทำให้สามารถมั่นใจได้ว่าทุกขั้นตอนจะดำเนินงานไปอย่างถูกต้องสมบูรณ์ (โดยเฉพาะงานที่อาจเกิดความผิดพลาดได้ง่าย) และผ่านการตรวจสอบเช็คทุกสิ่งที่ควรทำจนครบในขั้นตอนนี้แล้วก่อนที่จะส่งผ่านไปดำเนินการในขั้นตอนต่อไป
7. ลดการทำงานเอกสารและการติดตามเอกสาร ประหยัดเวลาได้มาก ทำให้เกิดการส่งต่องานต่อไปตามขั้นตอนภายในกระบวนการ Workflow อย่างสม่ำเสมอต่อเนื่อง จึงไม่มีงานค้างที่หน่วยงานใดเพื่อรอส่งออกต่อไป อันอาจจะทำให้งานตกหล่น หรือลืมทิ้งไว้ได้
8. ทำให้มองเห็นกระบวนการทำงานที่ชัดเจน สามารถติดตามงานที่ต้องการได้อย่างทันที ทำให้หัวหน้างานมองเห็นกระบวนการทำงานที่สำคัญในทุกขั้นตอน ทำให้สามารถมองเห็นปัญหา หรือขั้นตอนที่เป็นคอขวด และสามารถบริหารจัดการงานได้ตลอดทั้งกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ
9. การตัดสินใจที่เคยทำโดยบุคคล จะสามารถตัดสินใจผ่านระบบงาน Workflow ขั้นพื้นฐานได้ของข้อมูลทางธุรกิจที่สามารถสร้างขึ้นได้เพื่อสะท้อนการตัดสินใจของมนุษย์
10. เนื่องจาก Workflow นั้นเชื่อมต่อกับฐานข้อมูล ทำให้มีการจัดเก็บข้อมูลของเหตุการณ์ และสิ่งต่าง ๆ ที่ดำเนินการไว้ครบถ้วน สามาถตรวจสอบได้ว่า ใคร ทำอะไร ที่ไหน อย่างไร?
สรุป
องค์กรส่วนใหญ่ที่นำระบบงาน Workflow เข้ามาช่วยนั้นจะสามารถประหยัดเวลาการทำงาน และลดขั้นตอนความยุ่งยากที่ไม่จำเป็นออกไป นั่นหมายความว่าองค์กรของคุณจะสามารถดึงเอาศักยภาพที่มีอยู่ไปใช้งานได้อย่างสูงสุด เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ง่าย ๆ เพียงแค่คุณกล้าและพร้อมที่จะปรับเปลี่ยนรายละเอียดพื้นฐานพวกนี้ให้เหมาะสม ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้บริหาร หรือบุคลากรทั่วไปของบริษัท สิ่งนี้จะสามารถช่วยให้การทำงานของคุณดี และมีคุณภาพมากยิ่งขึ้น เพิ่มโอกาสประสบความสำเร็จทางธุรกิจไปได้อีกระดับนึงอย่างแน่นอน
——————————————————————————————————————————-
ที่มา : BeeECM
Link : https://ecm.beesuite.co/what-is-workflow-and-10-reasons-why-you-need-to-bring-workflow-to-help-your-organization/
